CRM система для сервисного центра

Сколько раз видел в чем ведут свою отчетность многие мастерские по ремонту электроники и не только, как большие так маленькие. Никакой точности в данных, клиенты через неделю забываются. А об учете материалов и запасных частей задумываются когда они вдруг заканчиваются.

В этом материале я предлагаю ознакомиться с простой однако эффективной системой созданной в Google таблицах которая позволит вести полный учет количество сделанных ремонтов, контролировать использование материалов, их стоимость, приходы, расходы, прибыль, заработную плату мастера и много других параметров.

Начнем сначала.
Будет основной лист. Назовем его "Продажи". Здесь будет вестись вся основная работа. В каждой записи вносятся обязательные и дополнительные данные исходя из объема работ и использованных запчастей. Предусмотрена возможность записывать до двух оказанных услуг и две замененные запчасти каждому клиенту. В строке "дата" вписываем дату обращения, В строке "клиент" его имя и номер телефон для связи. В поле "примечание" можно занести любую важную информацию, к примеру сроки для клиента либо что это гарантийный ремонт.

Основные блоки данных. В поле "услуга 1" вписываем какую оказали услугу для клиента. К примеру замена аккумулятора электросамоката, при этом в поле "цену услуги 1" вписываем стоимость согласно вашего прайса. В полях "услуга 2" и "цена услуги 2" по аналогии, и если они оказывались клиенту.

Теперь о пункте "запчасть 1". Здесь у нас выпадающий список где можно выбрать необходимую нам позицию. В поле "цена запчасти 1" так же как и в услуге указываем стоимость запчасти по прайсу. В полях второй запчасти по аналогии с первой.

Список имеющихся запчастей формируется из листа "Приходы". В нее вносим сами запчасти, стоимость их закупки. Она может быть как одинаковой так и разной в зависимости от разницы курсов на момент покупки.

Таблица будет высчитывать среднюю стоимость запчасти и когда мы выбираем в "продажах" ту или иную позицию, в строке "себестоимость товара" появится эта средняя стоимость закупки. Она в дальнейшем поможет высчитать прибыль.

J2+G2+D2+M2+P2+S2+V2+Y2

Заполняя в листе "Приходы" материалы, их количество и даты поступления, формируется общее количество каждой запчасти на складе в столбце "наличие". А когда мы в листе "Продажи" укажем запчасть, она автоматически спишется. Для этого используется формула "СЧЕТЕСЛИ".

СЧЁТЕСЛИ('продажи'!D:K;A2)

Когда мы проставили стоимость по прайсу там где необходимо, у нас автоматически сформировалась стоимость работ в ячейке "Итоговая цена". Здесь формулой сумировались стоимости услуг и запчастей.

E2+G2+I2+K2

Теперь необходимо будет указать каким способом клиент оплатил работу. Наличными, картой или безналом. Сумма этих трех ячеек покажется в ячейке "Выручка".

СУММ(M2:O2)

Теперь нам остается только определить выручку. Для этого нам необходимо от выручки отнять себестоимость товара.

P2-Q2

Сразу определим сколько на каждом ремонте заработал мастер. С ячейке "Зарплата мастера" появиться сумма. Мы берем средний процент заработка мастеров, а это около 30% от стоимости услуг. Ссумируем стоимость услуг и находим от этого 30%.

(E2+G2)*30%

Это как хорошая основа и не плохое начало для ведения отчетности в работе. Думаю далее по аналогии с уже имеющимися формулами вы поймете что вам еще необходимо, а что может и лишнее.

Специализированная CRM система для сервисных центров.

Готовый файл таблицы будет в первом сообщении в теме на форуме.

По Google таблицам у нас есть отдельная ветка форума где вы можете задать свои вопросы или же предложить идеи.